Shared Governance Drafts

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Statement of Shared Governance

Pomona College, as a liberal arts institution, fosters intellectual curiosity that reaches across disciplines, within a close-knit, engaged community where academic and student life transcend the classroom. Quoting from Pomona’s mission, “the close ties among a diverse group of faculty, staff and classmates” inspire Pomona students to “engage in the probing inquiry and creative learning that enable them to identify and address their intellectual passions.”

Pomona’s mission emphasizes that our institution is at its strongest and most successful when all members of the community have appropriate opportunities to actively participate in College governance. To enable and promote such involvement, Pomona College has adopted a set of decision-making principles (detailed below) and protocols (detailed in our decision matrix) that inform and guide collaborative shared governance between the Board of Trustees, administration, faculty, staff, and students.

The bylaws of Pomona College form the foundation of shared governance. They broadly outline the institutional roles and responsibilities of the Board of Trustees, the Officers of the College (including the president, vice presidents and registrar), and the faculty. Additional self-governance bodies include the Faculty Executive Committee, Staff Council and Associated Students of Pomona College (ASPC). These groups address issues specific to their constituencies as well as contribute valuable perspectives to the Board and administration. Additionally, they participate in the process of deliberation and decision making by nominating representatives to various shared governance entities, including standing committees and ad hoc task forces.

Effective governance depends on the collaboration of these various campus entities, recognizing that certain groups and individuals hold specific legal and fiduciary responsibility for guiding the College’s direction and others play essential roles in delivering the College’s mission and shaping its community. The principles and protocols that follow are intended to guide this collaboration.

Principles of Decision-Making

Decision making at Pomona College is guided by the following principles:

Core Principles

Respect for all people: Each of us should act with personal integrity and empathy as we work together. We recognize that the best way to make and implement decisions involves soliciting and carefully considering a range of perspectives. To ensure those perspectives are shared and considered, we should respect one another and engage carefully — critically yet charitably — with others’ perspectives. We attribute best intentions while issues are being deliberated and when final decisions are determined.

Respect for all roles and responsibilities: Recognizing that all of us, as individuals and as groups, will bring richly varied experience and expertise, we encourage inclusive participation even as we acknowledge that the formal roles held by certain individuals and groups make them responsible for particular decisions or actions.

Operating Principles

College-focused: Our collaborative shared governance efforts—and the decision making that takes place at all levels—are best accomplished when we all understand how our deliberations and decisions are aligned with the mission of the College.

Clear protocols: Our decision making should be structured by clearly articulated and widely available protocols and procedures such as the decision matrix, College bylaws, faculty handbook, employee handbook, student code and student handbook. These protocols should be known to all involved parties in advance, and appropriately followed throughout.

Communication: Regular and effective communication is the foundation of consultation and appropriately collaborative decision making. Such communication will unfold across a variety of mediums, and will move in all directions among stakeholders. Regular communication from leaders should include appropriate guidance on the commitments and the constraints that should guide our thinking; particular updates will offer more robust rationales and invite appropriate feedback from relevant personnel or groups.

Consultation: Although each decision will be the responsibility of a particular individual or group, their decision should be made after appropriate consultation and consideration of comments received from relevant constituent groups or individuals. While decisions must often be made within a range of legal, privacy, resource or time constraints, every effort should be made to convey the commitments, constraints, rationales and tradeoffs to those individuals and groups with adequate time allotted for their consideration, questioning and response.

Continuous enhancement: Pomona's formal self-governance bodies should monitor and regularly review our decision-making protocols—the decision matrix, student code, faculty handbook, College bylaws and student and employee handbooks, among others—to ensure adherence to these operating principles. Pomona’s governance bodies will propose and implement revisions as necessary to ensure alignment.

Threshold Conditions for Effective Shared Governance

These threshold conditions are a baseline set of agreed-upon criteria necessary for effective shared governance at Pomona College:

1. All members of the College (including students, staff, faculty, board members and the administration) prioritize shared governance and the core educational mission of the College above individual interests.
2. Constitutional documents[1] clearly codify decision-making authority. Individuals who hold leadership positions[2] at the College receive training to create a consistent understanding of what shared governance is and how it operates. These individuals understand and are committed to their own respective roles in shared governance, as well as those of their colleagues.
3. Practically speaking, not all constituencies have a formal role in every decision. However, to ensure ongoing dialogue and to incorporate different perspectives into the decision-making process:
   • Each leadership group is responsible for creating opportunities for appropriate interaction and discussion with other constituencies on a regular basis.
   • Especially on important / major decisions, the process will prioritize inclusivity, with clear parameters[3] for input from constituents[4]. To the extent possible, there will be clarity around planning and execution.
   • When a key decision is reached, the leadership group responsible for the decision will communicate both the decision and the rationale.
4. Decision-making processes will promote and prioritize maintaining respectful dialogue. The most important decisions are often the most difficult and contentious; while we may not always agree, we can seek to understand different points of view.
    

[1] For example: bylaws, faculty handbooks, policy statements,etc.

[2] For example: board of trustees, executive staff, faculty leadership, staff council, ASPC senate, parent council, alumni association board.

[3] For example: timeliness, in-person conversations vs email feedback, etc.

[4] Input is welcomed from all constituents, not only those holding leadership positions.

Declaración de gobernanza compartida

Pomona College, como institución de artes liberales, fomenta la curiosidad intelectual que cruza las fronteras entre disciplinas, dentro de una comunidad unida y comprometida donde la vida académica y estudiantil trasciende el aula. Citando la misión de Pomona: “los lazos estrechos entre un grupo diverso de profesores, personal y compañeros de clase” inspiran a los estudiantes de Pomona a “participar en la investigación profunda y el aprendizaje creativo que les permite identificar y abordar sus pasiones intelectuales.”

La misión de Pomona enfatiza que nuestra institución alcanza su mayor fortaleza y éxito cuando todos los miembros de la comunidad tienen oportunidades adecuadas para participar activamente en la gobernanza del College. Para facilitar y promover esa participación, Pomona College ha adoptado un conjunto de principios de toma de decisiones (detallados a continuación) y protocolos (detallados en nuestra matriz de decisiones) que orientan y guían la gobernanza compartida y colaborativa entre la Junta de Fideicomisarios, la administración, el profesorado, el personal y el estudiantado.

Los estatutos de Pomona College constituyen la base de la gobernanza compartida. En términos generales, describen los roles y las responsabilidades institucionales de la Junta de Fideicomisarios, los funcionarios del Colegio (incluidos el presidente, los vicepresidentes y el registrador) y el profesorado. Los cuerpos adicionales de autogobierno incluyen el Comité Ejecutivo del Profesorado, el Consejo del Personal y la Asociación de Estudiantes de Pomona College (ASPC). Estos grupos abordan asuntos específicos de sus sectores, al tiempo que aportan valiosas perspectivas a la Junta y a la administración. Además, participan en el proceso de deliberación y toma de decisiones mediante la nominación de representantes a diversas instancias de gobernanza compartida, incluidos comités permanentes y grupos de trabajo ad hoc.

La gobernanza efectiva depende de la colaboración entre estas diversas entidades del campus, reconociendo que ciertos grupos e individuos tienen responsabilidades legales y fiduciarias específicas para guiar la dirección del Colegio, mientras que otros desempeñan funciones esenciales en la realización de la misión institucional y en la conformación de su comunidad. Los principios y protocolos que se presentan a continuación tienen como propósito orientar esta colaboración.

Principios para la toma de decisiones

La toma de decisiones en Pomona College se guía por los siguientes principios:

Principios Fundamentales

Respeto por todas las personas: Cada uno de nosotros debe actuar con integridad personal y empatía al trabajar en conjunto. Reconocemos que la mejor manera de tomar e implementar decisiones consiste en solicitar y considerar cuidadosamente una amplia gama de perspectivas. Para asegurar que esas perspectivas sean compartidas y consideradas, debemos respetarnos mutuamente y participar de manera reflexiva —crítica pero con generosidad— con los puntos de vista de los demás. Suponemos las mejores intenciones tanto durante la deliberación de los temas como cuando se determinan las decisiones finales.

Respeto por todos los roles y responsabilidades: Reconociendo que todos nosotros, como individuos y como grupos, aportamos experiencias y conocimientos diversos, fomentamos la participación inclusiva, al mismo tiempo que reconocemos que los roles formales que desempeñan ciertas personas o grupos los hacen responsables de decisiones o acciones particulares.

Principios Operativos

Enfoque institucional: Nuestros esfuerzos de gobernanza compartida y colaborativa —y la toma de decisiones en todos los niveles— se realizan de la mejor manera cuando todos comprendemos cómo nuestras deliberaciones y decisiones se alinean con la misión del College.

Protocolos claros: Nuestra toma de decisiones debe estructurarse mediante protocolos y procedimientos claramente articulados y ampliamente disponibles, tales como la matriz de decisiones, los estatutos del Colegio, el manual del profesorado, el manual del empleado, el código estudiantil y el manual del estudiante. Estos protocolos deben ser conocidos de antemano por todas las partes involucradas y aplicarse adecuadamente a lo largo del proceso.

Comunicación: La comunicación regular y efectiva es la base de la consulta y de una toma de decisiones colaborativa adecuada. Esta comunicación debe desarrollarse a través de diversos medios y fluir en todas las direcciones entre las partes interesadas. La comunicación regular de los líderes debe incluir orientación sobre los compromisos y las limitaciones que guían nuestro pensamiento; las actualizaciones específicas deben ofrecer fundamentos sólidos e invitar a recibir retroalimentación pertinente de las personas o grupos involucrados.

Consulta: Aunque cada decisión será la responsabilidad de una persona o grupo en particular, esa decisión debe tomarse después de una consulta adecuada y de la consideración de los comentarios recibidos de los grupos o individuos relevantes. Si bien las decisiones deben tomarse a menudo dentro de ciertos límites legales, de privacidad, de recursos o de tiempo, se debe hacer todo lo possible para comunicar los compromisos, limitaciones, fundamentos y compensaciones a los individuos y grupos pertinentes, otorgándoles tiempo suficiente para su análisis, preguntas y respuestas.

Mejora continua: Los organismos formales de autogobierno de Pomona deben supervisar y revisar regularmente nuestros protocolos de toma de decisiones —la matriz de decisiones, el código estudiantil, el manual del profesorado, los estatutos del College y los manuales del estudiante y del empleado, entre otros— para asegurar la adherencia a estos principios operativos. Los cuerpos de gobernanza de Pomona propondrán e implementarán las revisiones necesarias para mantener la alineación con estos principios.

Condiciones mínimas para una gobernanza compartida efectiva

Estas condiciones fundamentales representan un conjunto básico de criterios acordados como necesarios para una gobernanza compartida efectiva en Pomona College:

1. Todos los miembros del College (incluidos estudiantes, personal, profesorado, miembros de la junta y la administración) deben priorizar la gobernanza compartida y a la misión educativa central del College por encima de los intereses individuales.
2. Los documentos constitucionales[1] deben establecer claramente la autoridad en la toma de decisiones. Las personas que ocupen cargos de liderazgo[2] en el College recibirán capacitación para desarrollar una comprensión coherente de lo que es la gobernanza compartida y cómo funciona. Estas personas comprenden y están comprometidas con sus propios roles dentro de la gobernanza compartida, así como con los de sus colegas.
3. En términos prácticos, no todas las partes interesadas tienen un papel formal en cada decisión. Sin embargo, para asegurar un diálogo continuo y para incorporar diferentes perspectivas en el proceso de toma de decisiones:
   • Cada grupo de liderazgo es responsable de crear oportunidades para la interacción y el diálogo adecuados con otros sectores de la comunidad de manera regular.
   • Especialmente en las decisiones importantes o de gran alcance, el proceso dará prioridad a la inclusión, con parámetros claros[3] para recibir aportaciones de los distintos sectores[4]. En la medida de lo posible, habrá claridad sobre la planificación y la ejecución.
   • Cuando se toma una decisión clave, el grupo de liderazgo responsable comunicará tanto la decisión como la justificación de la misma.
4. Los procesos de toma de decisiones promoverán y priorizarán el mantenimiento de un diálogo respetuoso. Las decisiones más importantes suelen ser las más difíciles y polémicas; aunque no siempre estemos de acuerdo, podemos buscar comprender los distintos puntos de vista.

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[1] Por ejemplo: estatutos, manuales del profesorado, declaraciones de políticas, etc.

[2] Por ejemplo: junta directiva, personal ejecutivo, liderazgo del profesorado, consejo del personal, senado de ASPC, consejo de padres, junta de la asociación de exalumnos.

[3] Por ejemplo: puntualidad, conversaciones en persona vs. comentarios por correo electrónico, etc.

[4] Se agradecen los aportes de todos los miembros de la comunidad, no solo de quienes ocupan cargos de liderazgo.