Threshold Conditions for Effective Shared Governance

Spanish language version below

These threshold conditions are a baseline set of agreed-upon criteria necessary for effective shared governance at Pomona College:

1. All members of the College (including students, staff, faculty, board members and the administration) prioritize shared governance and the core educational mission of the College above individual interests.
2. Constitutional documents[1] clearly codify decision-making authority. Individuals who hold leadership positions[2] at the College receive training to create a consistent understanding of what shared governance is and how it operates. These individuals understand and are committed to their own respective roles in shared governance, as well as those of their colleagues.
3. Practically speaking, not all constituencies have a formal role in every decision. However, to ensure ongoing dialogue and to incorporate different perspectives into the decision-making process:
   • Each leadership group is responsible for creating opportunities for appropriate interaction and discussion with other constituencies on a regular basis.
   • Especially on important / major decisions[3], the process will prioritize inclusivity, with clear parameters[4] for input from constituents[5]. To the extent possible, there will be clarity around planning and execution.
   • When a key decision is reached, the leadership group responsible for the decision will communicate both the decision and the rationale.
4. Decision-making processes will promote and prioritize maintaining respectful dialogue. The most important decisions are often the most difficult and contentious; while we may not always agree, we can seek to understand different points of view.
    

[1] For example: bylaws, faculty handbooks, policy statements,etc.

[2] For example: staff council, board of trustees, executive staff, faculty leadership, ASPC senate.

[3] Defined as decisions that impact a large portion of the community and are difficult to reverse.

[4] For example: timeliness, in-person conversations vs email feedback, etc.

[5] Input is welcomed from all constituents, not only those holding leadership positions.

Condiciones mínimas para una gobernanza compartida efectiva

Estas condiciones fundamentales representan un conjunto básico de criterios acordados como necesarios para una gobernanza compartida efectiva en Pomona College:

1. Todos los miembros del College (incluidos estudiantes, personal, profesorado, miembros de la junta y la administración) deben priorizar la gobernanza compartida y a la misión educativa central del College por encima de los intereses individuales.
2. Los documentos constitucionales[1] deben establecer claramente la autoridad en la toma de decisiones. Las personas que ocupen cargos de liderazgo[2] en el College recibirán capacitación para desarrollar una comprensión coherente de lo que es la gobernanza compartida y cómo funciona. Estas personas comprenden y están comprometidas con sus propios roles dentro de la gobernanza compartida, así como con los de sus colegas.
3. En términos prácticos, no todas las partes interesadas tienen un papel formal en cada decisión. Sin embargo, para asegurar un diálogo continuo y para incorporar diferentes perspectivas en el proceso de toma de decisiones:
   • Cada grupo de liderazgo es responsable de crear oportunidades para la interacción y el diálogo adecuados con otros sectores de la comunidad de manera regular.
   • Especialmente en las decisiones importantes o de gran alcance[3], el proceso dará prioridad a la inclusión, con parámetros[4] claros para la participación de los interesados[5]. En la medida de lo posible, habrá claridad sobre la planificación y la ejecución.
   • Cuando se toma una decisión clave, el grupo de liderazgo responsable comunicará tanto la decisión como la justificación de la misma.
4. Los procesos de toma de decisiones promoverán y priorizarán el mantenimiento de un diálogo respetuoso. Las decisiones más importantes suelen ser las más difíciles; aunque no siempre estemos de acuerdo, podemos buscar comprender los distintos puntos de vista.

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[1] Por ejemplo: estatutos, manuales del profesorado, declaraciones de políticas, etc.

[2] Por ejemplo: junta directiva, personal ejecutivo, liderazgo del profesorado, consejo del personal, senado de ASPC.

[3] Se definen como decisiones que afectan a una gran parte de la comunidad y que son difíciles de revertir.

[4] Por ejemplo: puntualidad, conversaciones en persona vs. comentarios por correo electrónico, etc.

[5] Se agradecen los aportes de todos los miembros de la comunidad, no solo de quienes ocupan cargos de liderazgo.